Background: Dự án khởi động từ tháng 5/2007, a. Ngọc là giám đốc dự án, a. ĐạtPP là quản trị dự án.
Cuối năm 2007, do a. Đạt bận, không có nhiều thời gian ngồi cùng dự án nên chị tham gia giúp a. Đạt, với tư cách bạn bè giúp nhau (hôm tổng kết a. Đạt cũng đã bật mí, chị và a. Đạt là bạn học cùng lớp). Đối với FPT chị là cộng tác viên, làm việc bán thời gian.
Như vậy với vai trò quản trị dự án, chị chỉ thực sự tham gia xây dựng plan và quản lý từ 1/2008, nghĩa là 1 giai đoạn của PS1.
Một số bài học rút ra trong thời gian chị tham gia PS1:
1. Đây là 1 dự án theo quan điểm của chị khá đặc biệt. Bên A -FHR được giao chịu trách nhiệm triển khai dự án, trong khi vai trò tư vấn triển khai của FIS-ERP lại dưới dạng hợp đồng time material (FIS cho thuê người kỹ thuật, còn phân công nhiệm vụ thế nào thuộc trách nhiệm bên A – nghĩa là bên A quản trị dự án). Thông thường tư vấn triển khai xui gì, bên A phải làm theo thế, đây là “học trò” phải chỉ cho “thầy” cần làm gì ;-). Tuy nhiên mô hình này thực sự phát huy tác dụng của giai đoạn đầu tiên triển khai 1 phần mềm mới, khi huy động được sức người sức của của HRT, chính là những chủ nhân khai thác phần mềm tương lai. Mô hình này giải quyết được khó khăn lớn nhất khi 1 đơn vị đi triển khai – đó là vấn đề làm việc với khách hàng, giúp khách hàng tổ chức được công việc của họ, vì ở đây chính khách hàng đã tự tổ chức thực hiện rồi. Trong thực tế, khi dự án hoàn thành xây dựng bản SAMPLE vào tháng 2/2008, HRT cũng ngay lập tức tổ chức một đội nghiệp vụ song song, chia theo nhóm cùng dự án thống nhất chi tiết các qui trình nghiệp vụ, thống nhất các giải pháp GAP, sau đó là tham gia UAT và thống nhất giải pháp chuyển đổi dữ liệu. Trong buổi tổng kết, a. Đạt cũng yêu cầu thống kê nguồn lực cho thấy effort của FIS-ERP (thanh toán bằng tiền) năm 2008 là ~108 manmonth, trong khi nguồn lực HRT (không tính bằng tiền) là ~127 manmonth, chiếm >50% tổng số nguồn lực cả dự án.
2. Sự nỗ lực của tập thể các đơn vị GO LIVE: Ngoài 2 đơn vị có công lớn nhất khi dũng cảm làm “chuột bạch” là FHO và FSOFT (đơn vị có số lượng hồ sơ nhân viên lớn nhất) PILOT vào tháng 8/2008, phải kể đến sự nỗ lực của FTEL – đơn vị đặc thù nhất do cách tính lương, cách tổ chức khác nhiều so với các đơn vị đang khai thác FHRM. Chính 1 vài thành viên dự án cũng nghi ngờ khả năng GO LIVE của FTEL, và lãnh đạo FHO đã bật đèn xanh cho việc lùi thời hạn GO LIVE của đơn vị này. Tuy nhiên, với sự quyết tâm của đội ngũ nhân sự FTEL, cuối cùng đã hoàn thành việc chuyển đổi và tính lương thành công ngay trong tháng 11, giúp dự án PS1 đóng lại trọn vẹn hơn khi đã hoàn thành chuyển đổi >18,000 hồ sơ nhân viên cả tập đoàn (chỉ riêng Fsecurities và Fcapital với số lượng ~200 hồ sơ chưa chuyển đổi do sử dụng p/m riêng). Thực tế tất cả các đơn vị chuyển đổi từ FHRM sang PeopleSoft đều phải tự giải quyết các vấn đề, vướng mắc trong nội bộ của mình đồng thời thu xếp thời gian tập trung cùng dự án làm sạch dữ liệu, học qui trình mới mà vẫn bảo đảm công việc hàng ngày.
3. Kinh nghiệm làm việc với tư vấn: Đây là hệ thống phần mềm triển khai lần đầu tiên ở Việt Nam nên đội dự án chưa hề có kinh nghiệm cả về kỹ thuật lẫn phương án thực hiện. Vì thế dự án cũng xác định phải dựa vào tư vấn nhiều. Tuy nhiên thực tế, tư vấn chỉ hỗ trợ một chút lúc ban đầu tiếp cận hệ thống, sau này các vấn đề kỹ thuật đưa ra, chính tư vấn cũng bó tay, và 1 số câu hỏi khi chuyển cho tư vấn chưa kịp trả lời, các thành viên dự án đã tự nghiên cứu mò ra giải pháp => Bài học là đội ngũ kỹ thuật của ta rất tốt, không thua kém ai nếu đi sâu vào nghiên cứu và có mục tiêu giải quyết vấn đề rõ ràng. Ngoài ra làm việc mới thấy thị trường tư vấn PeopleSoft rất mở, nhiều tiềm năng và rất thiếu chuyên gia. Dự án đã tiết kiệm >80% ngân sách sử dụng tư vấn năm 2008.
4. Xây dựng đội ngũ: Sau khi triển khai xong PS1, một trong những thành quả lớn nhất của dự án là hình thành được đội ngũ chuyên gia hàng đầu Việt Nam hiểu về PeopleSoft và có thể tiếp tục triển khai với các đơn vị qui mô tương tự. Tinh thần phối hợp ăn ý và tinh thần quyết tâm, sự hy sinh hết mình cho thành công của dự án là điều cần được ghi nhận.
5. Hạn chế: Cũng chính vì đặc thù bên A quản lý triển khai phần mềm nên các “quản trị dự án” có thể không tuân thủ được chặt chẽ theo Sổ tay triển khai ERP của FIS vì chưa có cơ hội tiếp cận chi tiết các qui trình này. Hy vọng PS2 với sự chuyển giao việc quản trị dự án về cho FIS-ERP, việc tổ chức triển khai sẽ suôn sẻ hơn, và rút ngắn thời gian hơn.
Hồ Thanh Hoa (Hoaht2)